Geheimnisse der japanischen Business-Etikette: Visitenkarten

Dieser Blog ist der zweite in unserer Serie über die Geheimnisse der japanischen Business-Etikette (Wie man keinen Fauxpas begeht). Er soll insbesondere Verwirrung über das Geben und Empfangen von Visitenkarten bei Geschäften in Japan beseitigen.

Es wurde schon viel über japanische Geschäftsetikette geschrieben, aber leider scheint vieles davon von Leuten geschrieben worden zu sein, die seit vielen Jahren nicht mehr in Japan waren. Außerdem wird in den meisten Reiseführern nicht berücksichtigt, dass in Japan Tradition und Moderne aufeinanderprallen. Aus diesem Grund haben wir eine Reihe von Business-Knigge-Ratgebern entwickelt, die folgende Themen behandeln:

Visitenkarten

Visitenkarten sind in Japan ein Muss. Japaner haben doppelseitige Visitenkarten, wobei die japanische Seite die gleichen Designelemente verwendet wie die englische Seite. Wenn die Original-Visitenkarten einer Führungskraft nicht auf Englisch sind, empfehlen wir, sie beidseitig auf Englisch und idealerweise mit der japanischen Übersetzung auf der anderen Seite zu drucken.

Nehmen Sie mindestens 100 japanische Visitenkarten für eine einwöchige Geschäftsreise nach Japan mit. Rechnen Sie damit, bei einem kleinen Treffen 3 bis 4 Karten zu verteilen, bei einem größeren Treffen sogar 10 bis 12 (Entscheidungen werden in Japan nie auf individueller Ebene getroffen, daher sind wichtige Treffen meist größer). Wenn Sie an einer Messe teilnehmen, müssen Sie damit rechnen, dass Sie täglich 100 oder mehr japanische Visitenkarten verteilen. Wenn Sie auf einer Konferenz sprechen, müssen Sie damit rechnen, dass Sie 50 oder mehr Karten pro Tag verteilen.

Wichtige Punkte, die zu beachten sind

  • Schnipsen, werfen, schieben oder schieben Sie niemals eine Visitenkarte über den Tisch zu einem japanischen Geschäftspartner. Dies zeigt, dass Sie nicht stolz auf das Unternehmen sind, das Sie vertreten.
  • Zappeln Sie niemals mit einer japanischen Visitenkarte herum, spielen Sie nicht damit, knicken Sie sie nicht und falten Sie sie nicht.
  • Bewahren Sie japanische Visitenkarten in einem geeigneten Etui auf und behandeln Sie sie mit Respekt.
  • Schreiben Sie niemals Notizen auf eine japanische Visitenkarte. Tragen Sie alle Notizen in ein Telefon, ein Tablet oder einen kleinen Notizblock ein.
  • Halten Sie eine japanische Visitenkarte immer mit beiden Händen, die japanische Seite nach vorne gerichtet (das Logo Ihres Unternehmens oben auf der japanischen Seite hilft bei der korrekten Ausrichtung).
  • Nehmen Sie die Visitenkarte eines japanischen Geschäftspartners mit Respekt entgegen, indem Sie beide Hände benutzen und “Danke” sagen. Sofern eine ausländische Führungskraft nicht fließend Japanisch spricht oder das Risiko eines verbalen Ausrutschers eingehen will, empfehle ich, bei einem ersten Treffen keine japanische Begrüßung zu verwenden. Manchmal kann es helfen, das Eis zu brechen, aber manchmal kann es die japanische Seite auch verwirren.
  • Bei den meisten ersten Treffen stellt die japanische Seite ihr Team in absteigender Reihenfolge des Ranges vor. Ich empfehle, darauf zu warten, dass die japanische Seite mit dem Austausch beginnt, da so vermieden wird, dass die leitenden Angestellten versehentlich zuerst die Karten mit ihren jüngeren Kollegen austauschen.
  • Heben Sie immer sorgfältig alle japanischen Visitenkarten auf, die Sie bei einem Treffen erhalten. Wenn Sie die Karte eines japanischen Geschäftspartners vergessen, ist das ein Schlag ins Gesicht, denn es impliziert, dass er oder sie unwichtig ist. Bedenken Sie, dass viele der jüngeren Angestellten eines japanischen Unternehmens ein Leben lang dabei sind: Einer der rangniedrigeren Angestellten bei einem Geschäftstreffen heute könnte in 10 bis 15 Jahren ein Millionenbudget kontrollieren.

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