Geheimnisse der japanischen Business-Etikette: Visitenkarten

Dieser Blog ist der zweite in unserer Serie über die Geheimnisse der japanischen Business-Etikette (Wie man keinen Fauxpas begeht). Insbesondere wird er jede Verwirrung in Bezug auf das Geben und Empfangen von Visitenkarten bei der Abwicklung von Geschäften in Japan beseitigen.

Es ist viel über japanische Geschäftsetikette geschrieben worden aber leider scheint vieles davon von Leuten geschrieben zu sein, die seit vielen Jahren nicht mehr in Japan waren. Außerdem berücksichtigen die meisten Reiseführer nicht, dass in Japan Tradition und Moderne aufeinanderprallen. Aus diesem Grund haben wir unsere Serie „Business-Knigge“ entwickelt, die sich mit diesem Thema beschäftigt:

1. 1. - - Begrüßung und Verbeugung
        Japanische Visitenkarten
        Geschäftskleidung
        Geschäftliche Besprechungen
        Persönliche Gepflogenheiten
        Extra Tipps, wie man einen Japaner nicht beleidigt

Visitenkarten

Visitenkarten sind in Japan ein Must-Have. Japaner haben doppelseitige Visitenkarten, wobei die japanische Seite die gleichen Designelemente verwendet wie die englische Seite. Wenn die Original-Visitenkarten einer Führungskraft nicht englisch sind, dann sollten sie am besten doppelseitig in Englisch und idealerweise mit der japanischen Übersetzung auf der anderen Seite gedruckt werden.

Nehmen Sie mindestens 100 japanische Visitenkarten für eine einwöchige Geschäftsreise nach Japan mit. Rechnen Sie damit, dass Sie bei einem kleinen Meeting 3 bis 4 Karten verteilen werden und bei einem größeren Meeting sogar 10 bis 12 (in Japan werden Entscheidungen nie auf individueller Ebene getroffen, daher sind wichtige Meetings meist größer). Wenn Sie an einer Messe teilnehmen, dann rechnen Sie damit, dass Sie jeden Tag mindestens 100 japanische Visitenkarten verteilen. Wenn Sie auf einer Konferenz sprechen, dann rechnen Sie damit, dass Sie an einem Tag 50 oder mehr Karten verteilen.

Wichtige Punkte, die zu beachten sind

Schnippen, werfen oder schieben Sie niemals eine Visitenkarte über den Tisch zu einem japanischen Geschäftsmann- oder frau. Dies impliziert, dass Sie keinen Stolz für das Unternehmen besitzen, das Sie repräsentieren.
Fummeln Sie niemals an einer japanischen Visitenkarte herum, spielen Sie nicht damit, knicken Sie sie nicht und falten Sie sie nicht.
Bewahren Sie japanische Visitenkarten in einem geeigneten Etui auf und behandeln Sie sie mit Respekt.
Schreiben Sie niemals Notizen auf eine japanische Visitenkarte. Geben Sie beliebige Notizen in ein Telefon oder Tablet ein oder nutzen Sie einen Notizblock.
Halten Sie eine japanische Visitenkarte immer mit beiden Händen, die japanischsprachige Seite nach vorne gerichtet (das Firmenlogo oben auf der japanischsprachigen Seite hilft bei der korrekten Ausrichtung der Karte).
Nehmen Sie die Visitenkarte eines japanischen Geschäftskontakts mit Respekt an, benutzen Sie beide Hände und sagen Sie „Danke“. Sofern eine ausländische Führungskraft nicht fließend Japanisch spricht oder das Risiko eines verbalen Ausrutschers eingehen will, dann empfehle ich bei einem ersten Treffen keine japanische Begrüßung zu verwenden. Manchmal kann es helfen um das Eis zu brechen aber es kann die japanische Seite auch verwirren.
Bei den meisten ersten Meetings stellt die japanische Seite ihr Team in absteigender Reihenfolge der Rangfolge vor. wir empfehlen darauf zu warten, dass die japanische Seite mit dem Austausch beginnt. Dadurch kann vermieden werden, dass die Senior Manager versehentlich zuerst die Karten mit den Junioren austauschen.
Heben Sie alle japanischen Visitenkarten, die Sie bei einem Treffen erhalten immer sorgfältig auf. Die Karte eines japanischen Geschäftsmannes oder einer Geschäftsfrau zu vergessen ist ein Schlag ins Gesicht, weil es impliziert, dass er oder sie unwichtig ist. Bedenken Sie, dass viele der Nachwuchskräfte in einem japanischen Unternehmen ein Leben lang dabei sind: Einer der rangniedrigeren Mitarbeiter bei einem Geschäftstreffen heute könnte in 10 – 15 Jahren ein Millionenbudget kontrollieren.