Geheimnisse der japanischen Business-Etikette: Geschäftstreffen

Dieser Blog ist der vierte in unserer Serie über die Geheimnisse der japanischen Business-Etikette (Wie man keinen Fauxpas begeht). Er soll vor allem Verwirrung im Zusammenhang mit Geschäftstreffen in Japan beseitigen.

Es ist viel über japanische Geschäftsetikette geschrieben worden, aber leider scheint vieles davon von Leuten geschrieben worden zu sein, die seit vielen Jahren nicht mehr in Japan waren. Außerdem wird in den meisten Reiseführern nicht berücksichtigt, dass in Japan Tradition und Moderne aufeinanderprallen. Aus diesem Grund haben wir eine Reihe von Business-Etiketten entwickelt, die folgende Themen abdecken:

Geschäftliche Treffen

In Japan sind persönliche Geschäftsgespräche das Herzstück der Geschäftsbeziehungen. In der japanischen Gesellschaft geht es oft um den relativen Status in sozialen Beziehungen. Höher gestellte Angestellte haben natürlich einen höheren Status, aber auch Gäste, Personen mit mehr Erfahrung oder einfach ältere Personen.

Dasfolgende Diagramm zeigt den richtigen Sitzplatz für jeden, mit dem Eingang unten links und dem Leiter der Sitzung oder gicho (議長) in der Mitte. Wie Sie sehen können, gibt es unterschiedliche Regeln für verschiedene Raumaufteilungen sowie für Züge und Taxis, aber im Allgemeinen sitzt die Person mit dem höchsten Status (Nr. 1) neben dem Versammlungsleiter.

sitting arrangement japanese business

Sitzordnung nach Rang (Bildnachweis: karakuchi-info.net)

Was ist bei der Teilnahme an einer Sitzung zu beachten?

Zeitplan

  • Planen Sie eine genaue Tagesordnung für das Treffen. Japanische Geschäftsleute haben in der Regel einen engen Zeitplan. Wenn die japanische Seite also sagt, dass das Treffen um 16 Uhr beendet sein muss, meint sie das wahrscheinlich auch so.
  • Nehmen Sie immer einen japanischen Dolmetscher. Damit nehmen Sie Rücksicht auf die japanische Seite und stellen sicher, dass sie die Besprechung versteht.
  • Rufen Sie immer 1 bis 2 Stunden vor einem Treffen an, um die Teilnahme zu bestätigen. Wenn Sie einen japanischen Agenten haben, wird er dafür sorgen, dass dies geschieht.
  • Rufen Sie immer mindestens 45 Minuten vor einem Treffen an, wenn eine Verspätung unvermeidlich ist. Auch hier gilt, dass japanische Geschäftsleute einen engen Zeitplan haben und möglicherweise einen neuen Termin vereinbaren müssen. Wenn Sie die Termine über Ihren japanischen Vertreter vereinbaren, wird er dafür sorgen, dass die Tagesordnung eingehalten wird.
  • Erscheinen Sie immer 10 Minuten früher zu einer Besprechung. Oder 20 Minuten früher, wenn leitende Angestellte anwesend sein werden.

Präsentationen

  • Verwenden Sie niemals eine englischsprachige Präsentation. Sie sollten immer ins Japanische übersetzte Präsentationen verwenden oder einen japanischen Übersetzer dabei haben.
  • Verwenden Sie detaillierte Folien. Aus japanischer Sicht ist ein Punkt, der auf einer Folie steht, wichtig, wenn er nicht auf einer Folie steht, ist er wahrscheinlich unwichtig.
  • Nehmen Sie gedruckte Kopien der Präsentationen mit zur Besprechung. Verteilen Sie diese an die japanische Seite.

Rechtliche Dokumente

  • Wenn ein ausländisches Unternehmen eine Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnen muss, schicken Sie diese rechtzeitig vor dem Treffen an die japanische Seite. Viele japanische Unternehmen machen ihre Geschäfte ohne schriftliche Verträge und sind aufgrund von Horrorgeschichten, die sie über Rechtsstreitigkeiten gehört haben, misstrauisch gegenüber Verträgen mit ausländischen Unternehmen. Wenn ein leitender Angestellter eines ausländischen Unternehmens bei einem ersten Treffen plötzlich eine Geheimhaltungsvereinbarung vorlegt, wird sich die japanische Seite wahrscheinlich weigern, diese ohne rechtliche Prüfung zu unterzeichnen und sehr wahrscheinlich ein weiteres Treffen vermeiden.

Während des Treffens

  • Beeilen Sie sich nicht auf den nächsten freien Platz im Besprechungsraum. Es gibt einen japanischen Brauch, der besagt, welche Partei auf welcher Seite des Tisches sitzt (es hängt davon ab, wo sich die Tür befindet, und geht angeblich auf die Samurai-Ära zurück).
  • Machen Sie viele Notizen. Das zeigt, dass man an den Ansichten der japanischen Seite interessiert ist, und schafft einen Prüfpfad. Wenn eine Führungskraft eines ausländischen Unternehmens einen Rabatt “vergisst”, den er oder sie in einer frühen Sitzung versprochen hat, stehen die Chancen gut, dass die japanische Seite selbst ein Jahr später noch die Notizen hat, die sie damals gemacht hat, um dies zu beweisen.

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