Dieser Blog ist der vierte in unserer Serie über die Geheimnisse der japanischen Geschäfts-Etikette (Wie man keinen Faux Pas begeht). Insbesondere wird er jede Verwirrung in Bezug auf Geschäftstreffen in Japan ausräumen.
Es ist viel über japanische Geschäftsetikette geschrieben worden aber leider scheint vieles davon von Leuten geschrieben zu sein, die seit vielen Jahren nicht mehr in Japan waren. Außerdem berücksichtigen die meisten Reiseführer nicht, dass in Japan Tradition und Moderne aufeinanderprallen. Aus diesem Grund haben wir unsere Serie “Business-Knigge” entwickelt, die sich mit diesem Thema beschäftigt:
Geschäftliche Besprechungen
In Japan sind persönliche Geschäftstreffen das Lebenselixier von Geschäftsbeziehungen. In der japanischen Gesellschaft geht es oft um den jeweiligen Status in sozialen Beziehungen. Offensichtlich werden höherrangige Mitarbeiter als statushöher angesehen aber auch Gäste, die mehr Erfahrung haben oder einfach älter sind.
Das Diagramm unten zeigt den richtigen Sitzplatz für jeden, mit dem Eingang unten links und dem Leiter der Versammlung oderGicho (議長) in der Mitte. Wie Du sehen kannst gibt es unterschiedliche Regeln für verschiedene Raumaufteilungen genau wie für Züge und Taxis aber im Allgemeinen ist die Person mit dem höchsten Status (Nr. 1) neben dem Besprechungsleiter.
Sitzordnung nach Rang (Bildnachweis: karakuchi-info.net)
Dinge, die Du bei der Teilnahme an einem Meeting beachten solltest:
Zeitangaben
- Plane eine genaue Tagesordnung für die Besprechung. Japanische Geschäftsleute neigen dazu enge Zeitpläne zu haben. Wenn die japanische Seite also sagt, dass das Meeting um 16 Uhr beendet sein muss meint sie das wahrscheinlich auch so.
- Verwende immer einen Japanisch-Dolmetscher. Dies zeigt Rücksichtnahme auf die japanische Seite und stellt sicher, dass sie das Treffen verstehen wird.
- Rufe immer 1 bis 2 Stunden vor einer Besprechung an, um die Anwesenheit zu bestätigen. Wenn Du einen japanischen Agenten hast wird er dafür sorgen, dass dies geschieht.
- Rufe immer mindestens 45 Minuten vor einer Besprechung an, wenn eine Verspätung unvermeidbar ist. denn wie gesagt, japanische Geschäftsleute neigen dazu enge Zeitpläne zu haben und müssen eventuell umdisponieren. Wenn Du die Dinge über Deinen japanischen Agenten arrangierst wird er sich um die Einhaltung der Agenda kümmern.
- Komm immer 10 Minuten zu früh zu einer Besprechung. Oder 20 Minuten früher, wenn leitende Angestellte teilnehmen werden.
Präsentationen
- Verwende niemals eine englischsprachige Präsentation. Du solltest immer ins Japanische übersetzte Präsentationen verwenden oder einen japanischen Übersetzer dabei haben.
- Verwende ausführliche Folien. Aus japanischer Sicht ist ein Punkt, der auf einer Folie steht wichtig. Wenn er nicht auf einer Folie steht, ist er wahrscheinlich nicht wichtig.
- Nimm ausgedruckte Kopien von Präsentationen zur Besprechung mit. Verteile diese an die japanische Seite.
Juristische Dokumente
- Wenn ein ausländisches Unternehmen eine Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnet haben möchte, dann schicke diese rechtzeitig vor dem Treffen an die japanische Seite. Viele japanische Unternehmen machen Geschäfte ohne schriftliche Verträge und sind aufgrund von Horrorgeschichten, die sie über Rechtsstreitigkeiten gehört haben misstrauisch gegenüber Verträgen mit ausländischen Unternehmen. Wenn eine Führungskraft eines ausländischen Unternehmens bei einem ersten Treffen plötzlich eine Geheimhaltungsvereinbarung vorlegt, wird sich die japanische Seite wahrscheinlich weigern, diese ohne rechtliche Prüfung zu unterzeichnen und sehr wahrscheinlich ein weiteres Treffen vermeiden.
Während der Besprechung
- Eile nicht zum nächstmöglichen Sitzplatz im Besprechungsraum. Es gibt einen japanischen Brauch darüber, welche Partei auf welcher physischen Seite des Tisches sitzt (es hängt davon ab wo die Tür ist und stammt angeblich aus der Samurai-Ära).
- Mach Dir viele Notizen. Dies zeigt Interesse an den Ansichten der japanischen Seite und liefert ein Protokoll. Japanische Unternehmen trainieren ihre Mitarbeiter während der Einarbeitung darauf, bei Besprechungen alles zu notieren. Wenn eine Führungskraft eines ausländischen Unternehmens einen Rabatt “vergisst”, den er oder sie in einer frühen Besprechung versprochen hat stehen die Chancen gut, dass selbst ein Jahr später die japanische Seite die damals gemachten Notizen hat, um dies zu beweisen.
