Geheimnisse der japanischen Business-Etikette: Vermeiden Sie die Beleidigung eines Japaners

Wenn Sie aus Europa oder Amerika kommen, werden die meisten Dinge, die Sie bei einem Besuch in Japan erleben werden, für Sie ein Schock sein. Was für Japaner als normal gilt, kann für uns eine Abweichung sein. Und andersherum. Geschäfte in Japan oder mit Japanern zu machen, ist nicht anders. Manche Branchen sind “entspannter” und westlicher als andere. Als wir bei Oishya anfingen, mit einer sehr konservativen und patriarchalischen japanischen Schmiede Geschäfte zu machen, war das für uns ein echter kultureller Zusammenstoß. Deshalb wollen wir im heutigen Artikel versuchen, Ihnen zu helfen, die oft missverstandenen Aspekte des Geschäftslebens in Japan zu entschlüsseln.

Es ist viel über japanische Geschäftsetikette geschrieben worden, aber leider scheint vieles davon von Leuten geschrieben worden zu sein, die seit vielen Jahren nicht mehr in Japan waren. Die meisten Reiseführer berücksichtigen auch nicht, dass in Japan Traditionen und Modernität aufeinanderprallen. Wie wir bereits erwähnt haben, sind einige Branchen konservativer als andere, aber selten ist die japanische Geschäftsetikette eine mystische Kunst, die selbst das banalste Geschäftstreffen in Japan mit dem Niveau der Etikette ausstattet, das man bei einer Teezeremonie in Kyoto erwartet.

Abgesehen von diesen wenigen Extremfällen unterscheidet sich der japanische Geschäftsknigge nicht so sehr von einem guten Geschäftsknigge in anderen Ländern: Vertrauen, Höflichkeit, Einfühlungsvermögen und gute Manieren sind schließlich überall die Grundpfeiler eines guten Geschäftsknigges. Der größte Unterschied zum japanischen Geschäftsknigge besteht darin, dass er – wie in der japanischen Gesellschaft – eher förmlich ist (vor allem bei einem ersten Treffen). Nur hier ist der Austausch von Visitenkarten von fast ritueller Ordnung.

Die offensichtlichsten Aspekte der japanischen Business-Etikette betreffen das persönliche Verhalten während und im Umfeld von Geschäftstreffen, aber es gibt noch andere, weniger offensichtliche Dinge, die das Verhalten der japanischen Tochtergesellschaft Ihres Unternehmens beeinflussen. Zum Glück für ausländische Führungskräfte, die in Japan geschäftlich tätig sind, werden sie von den Japanern mit mehr Nachsicht behandelt. Sie müssen sich nicht an die gleichen strengen Normen halten, die von ihren japanischen Kollegen erwartet werden. In der Regel tolerieren japanische Geschäftsleute (innerhalb eines gewissen Rahmens) recht schwere Übertretungen, während geringfügige Übertretungen, die einem japanischen Verkäufer zum Verhängnis werden würden, vielleicht sogar dazu beitragen, das Eis im Unternehmen zu brechen.

Die wichtigsten persönlichen Aspekte der japanischen Business-Etikette, die es zu beachten gilt, betreffen vor allem die ersten Treffen, insbesondere die ersten Treffen mit leitenden japanischen Angestellten. Mit der Zeit festigt sich die Beziehung zu einem japanischen Kunden und die Formalitäten werden weniger, vor allem nach ein oder zwei Abendessen, Mittagessen oder sogar Treffen außerhalb des Unternehmens in Cafés. Unabhängig davon empfehlen wir Ihnen, niemals davon auszugehen, dass Sie mit einem japanischen Senior Manager oder einer Führungskraft den gleichen Grad an geschäftlicher Vertrautheit erreicht haben wie mit Führungskräften in Europa, den USA oder anderswo.
Japaner fangen in der Regel erst dann an, einer Person im Geschäftsleben zu vertrauen, wenn sie sie mindestens 8-10 Jahre lang kennen. Es ist üblich, dass Sie nichts über das Familienleben Ihres Gegenübers erfahren, nicht einmal, ob er/sie Söhne und Töchter hat. Wenn kein volles Vertrauen besteht, gibt es einige Dinge, über die viele japanische Geschäftsleute einfach nicht sprechen.

Sehen wir uns also einige der wichtigsten Aspekte der japanischen Geschäftsetikette an, die für Ausländer, die in Japan Geschäfte machen, von Bedeutung sind.

1. Begrüßung und Verbeugung

Eine höfliche Begrüßung ist wichtig. Wenn Sie jemanden treffen, müssen Sie sich verbeugen und ihn grüßen. Dies ist eine sehr wichtige Etikette in Japan, und wenn Sie einen Einheimischen sehen, der sich nicht verbeugt, wird das als sehr unhöflich angesehen. Wenn Sie als Tourist jedoch den Kopf neigen oder auch nur versuchen, sich zu verbeugen, wird das von den Japanern sehr geschätzt. Auch die korrekte Anrede ist ein wichtiger Teil der japanischen Sitten, und es wird erwartet, dass man den Nachnamen mit “san” anhängt, was den Respekt vor der Person zeigt (wie ein Titel).

Quelle: Japanische Gesellschaft

Die Kunst der Verbeugung ist in diesem Land so wichtig, dass die Kinder sie schon früh lernen. Es gibt viele verschiedene Arten, sich in Japan zu verbeugen: im Stehen, im Sitzen, für junge und ältere Menschen sowie in weiblichen und männlichen Varianten. Natürlich wird von Ausländern nicht erwartet, dass sie sich verbeugen, aber die Japaner freuen sich, wenn Sie eine Verbeugung erwidern. Hier sind einige von ihnen:

Die Verbeugung zur Begrüßung (“eshaku”) von 15° gilt für Personen gleichen geschäftlichen oder gesellschaftlichen Ranges.
Dierespektvolle Verbeugung (“keirei”) von 30° ist eine Verbeugung vor einem Lehrer oder einem Chef.
Die zutiefst ehrfurchtsvolle Verbeugung (“saikeirei”) von 45° sollte verwendet werden, wenn man sich entschuldigt oder den Kaiser sieht.
Die Verbeugung “Betteln um dein Leben” wird heutzutage wahrscheinlich nur noch benutzt, wenn du etwas wirklich Schreckliches getan hast.

Lustige Tatsache. Im Nara-Park in Nara, Japan, haben Hirsche gelernt, sich zu verbeugen, wenn sie um Futter bitten. Wenn Sie jemals dorthin fahren, sollten Sie es ausprobieren.

Einige der Rehe sind sehr verspielt….

Und manche sind nicht in der Stimmung …

2. Japanische Visitenkarten

Japanische Visitenkarten sind ein Must-have. Japaner haben doppelseitige Visitenkarten, wobei die japanische Seite die gleichen Designelemente verwendet wie die englische Seite. Wenn die Original-Visitenkarten einer Führungskraft nicht englisch sind, z. B. für einen Deutschen, Franzosen oder Italiener, empfehlen wir den Druck von doppelseitigen englischen Visitenkarten – idealerweise mit der japanischen Übersetzung auf der anderen Seite.

Nehmen Sie für eine einwöchige Geschäftsreise nach Japan mindestens 100 japanische Visitenkarten mit; rechnen Sie damit, dass Sie bei einem kleinen Treffen 3 bis 4 Karten verteilen und bei einem größeren Treffen sogar 10 bis 12 (in Japan werden Entscheidungen nie auf individueller Ebene getroffen, daher sind wichtige Treffen meist größer). Wenn Sie an einer Messe teilnehmen, müssen Sie damit rechnen, dass Sie täglich 100 oder mehr japanische Visitenkarten verteilen. Wenn Sie auf einer Konferenz sprechen, müssen Sie damit rechnen, dass Sie 50 oder mehr Karten pro Tag verteilen.

Einige sehr wichtige Punkte sollten Sie sich merken:

Schnipsen, werfen, schieben oder schubsen Sie niemals eine Visitenkarte über den Tisch zu einem japanischen Geschäftspartner, denn das zeigt, dass Sie keinen Stolz auf das Unternehmen haben, das Sie vertreten.
Zappeln Sie niemals mit einer japanischen Visitenkarte herum, spielen Sie nicht damit, knicken Sie sie nicht und falten Sie sie nicht.
Bewahren Sie japanische Visitenkarten in einem geeigneten Etui auf und behandeln Sie sie mit Respekt.
Während es in Europa in Ordnung ist, dies zu tun, schreiben Sie niemals Notizen auf eine japanische Visitenkarte. Geben Sie alle Notizen in ein Telefon, ein Tablet oder einen kleinen Notizblock ein.
Legen Sie eine japanische Visitenkarte immer mit beiden Händen vor, wobei die japanische Seite nach vorne zeigt (das Logo Ihres Unternehmens sollte oben auf der japanischen Seite stehen, damit es richtig ausgerichtet ist).
Nehmen Sie die Visitenkarte eines japanischen Geschäftsmannes mit Respekt entgegen, indem Sie beide Hände benutzen und “Danke” sagen. Sofern eine ausländische Führungskraft nicht fließend Japanisch spricht oder das Risiko eines verbalen Ausrutschers eingehen will, empfehle ich, bei einem ersten Treffen keine japanische Begrüßung zu verwenden. Manchmal kann es helfen, das Eis zu brechen, aber manchmal kann es die japanische Seite auch verwirren.
Bei den meisten ersten Treffen stellt die japanische Seite ihr Team in absteigender Reihenfolge des Ranges vor. Ich empfehle, darauf zu warten, dass die japanische Seite mit dem Austausch beginnt, da so vermieden wird, dass die leitenden Angestellten versehentlich zuerst die Karten mit ihren jüngeren Kollegen austauschen.
Heben Sie immer sorgfältig alle japanischen Visitenkarten auf, die Sie bei einem Treffen erhalten. Wenn Sie die Karte eines japanischen Geschäftspartners vergessen, ist das ein Schlag ins Gesicht, denn es impliziert, dass er oder sie unwichtig ist. Bedenken Sie, dass viele der jüngeren Angestellten eines japanischen Unternehmens ein Leben lang dabei sind: Einer der rangniedrigeren Angestellten, die heute an einem Geschäftstreffen teilnehmen, könnte in 10 bis 15 Jahren ein Millionenbudget kontrollieren.

3. Business-Kleidung

Es gibt unterschiedliche Regeln für Frauen und Männer.

Frauen:

Leider hat sich für Frauen in der japanischen Wirtschaft in den letzten 50 Jahren wenig geändert. Die aufeinanderfolgenden Regierungen sprechen davon, Frauen in der Arbeitswelt zu fördern, aber das Interesse der Industrie scheint oft mehr darauf gerichtet zu sein, Mütter in ihren späten Dreißigern dazu zu bringen, in eintönigen Bürojobs Fotokopierertasten zu drücken, als eine wirkliche Parität für Frauen am Arbeitsplatz zu fördern. Die Idee, Frauen in Führungspositionen zu befördern, ist selbst in japanischen Technologieunternehmen, wo man eine schnellere Entwicklung erwarten könnte, noch lange nicht ausgereift. Vielen japanischen Gehaltsempfängern, leitenden Angestellten und Führungskräften fällt es immer noch nicht leicht, eine Beziehung zu weiblichen Führungskräften aufzubauen, und für solche Führungskräfte aus Europa und den USA kann dies ein Problem des Stolzes darstellen.

Sie sollten selbst entscheiden, wie und in welchem Umfang Sie Ihr Image an die geschäftlichen Anforderungen und Ziele unseres Unternehmens anpassen. Ob es Ihnen nun gefällt oder nicht (uns gefällt es nicht), die folgenden Empfehlungen gelten für alle weiblichen Führungskräfte, die vermeiden wollen, unter ihrem Niveau behandelt zu werden:

Sehen Sie stark aus, aber vermeiden Sie es, zu glamourös auszusehen.
Tragen Sie kürzeres oder zurückgebundenes Haar.
Vermeiden Sie es, zu viel Parfüm zu tragen.
Vermeiden Sie helle Handtaschen in Meetings; verwenden Sie lieber eine Aktentasche oder eine Umhängetasche für Führungskräfte.
Tragen Sie Hosenanzüge oder längere Röcke in den Farben der Saison, wie im obigen Abschnitt für Männer beschrieben. Venture Japan schreibt weiblichen Mitarbeitern keine Kleiderordnung vor, aber ich habe festgestellt, dass sie bei externen Geschäftstreffen immer Hosenanzüge tragen.
Bedenken Sie, dass die meisten japanischen Unternehmen weiblichen Angestellten nicht erlauben, Schmuck oder Röcke oberhalb der Knie zu tragen.
Obwohl japanische Unternehmen ihren weiblichen Angestellten oft “vorschreiben”, im Büro hochhackige Schuhe zu tragen, sollte eine ausländische weibliche Führungskraft die Freiheit haben, die Geschäftsschuhe zu tragen, die sie für angemessen hält.

Männer:

Die japanische Business-Etikette ist weniger förmlich geworden, aber die Geschäftskleidung hat sich kaum verändert, seit ich diesen Abschnitt im Jahr 2004 zum ersten Mal geschrieben habe.

Auch wenn es den Anschein hat, dass alle Geschäftsleute in Japan schwarz tragen, sollten Sie keinen schwarzen Anzug, ein weißes Hemd und eine schwarze oder fast schwarze Krawatte tragen, denn das ist eine Trauerkleidung.
Von Oktober bis April tragen die meisten japanischen Geschäftsleute, insbesondere leitende Angestellte, Führungskräfte und Gehaltsempfänger, dunkle marineblaue, anthrazitfarbene oder schwarze Anzüge mit weißem Hemd und dezenter Krawatte.
In den Wintermonaten von Dezember bis Februar tragen japanische Geschäftsleute in der Regel formelle Mäntel und im März und April kurze Regenmäntel im Burberry-Stil.
Japanische Geschäftsleute haben im Allgemeinen gepflegte Kurzhaarfrisuren.
Von Mai bis September tauschen die japanischen Geschäftsleute ihre dunklen Anzüge gegen hellgraue Anzüge aus.
Die japanischen Sommer sind heiß und feucht, daher tragen die meisten japanischen Männer in den Sommermonaten halbärmelige Hemden. Einige japanische Angestellte (mit Ausnahme von Verkäufern) tragen im Sommer Krawatten. Einige Unternehmen bestehen darauf, dass ihre männlichen Angestellten bei Meetings im Sommer eine Krawatte tragen. Um Peinlichkeiten zu vermeiden, empfehlen wir, bei solchen Meetings eine Krawatte zu tragen und dann zu fragen, ob es akzeptabel ist, die Krawatte abzulegen, wenn die Japaner etwas legerer sind.
Vermeiden Sie es, bei einer Besprechung zu viel Aftershave oder Parfüm zu tragen.
Bedenken Sie, dass die meisten japanischen Unternehmen ihren männlichen Mitarbeitern weder das Tragen von Bärten noch das Rasieren des Kopfes gestatten.

4. Geschäftstreffen

In Japan sind persönliche Geschäftstreffen das Herzblut der Geschäftsbeziehungen, und je mehr erfolgreiche Treffen eine Führungskraft eines ausländischen Unternehmens besucht, desto wahrscheinlicher ist ein erfolgreiches japanisches Geschäft. In der japanischen Gesellschaft geht es oft um den relativen Status in sozialen Beziehungen. Höher gestellte Angestellte haben natürlich einen höheren Status, aber auch Gäste, Personen mit mehr Erfahrung und solche, die einfach älter sind. Das obige Diagramm zeigt den richtigen Sitzplatz für jeden, mit dem Eingang unten links und dem Leiter der Versammlung oder gicho (議長) in der Mitte. Wie Sie sehen können, gibt es unterschiedliche Regeln für verschiedene Raumaufteilungen sowie für Züge und Taxis, aber im Allgemeinen sitzt die Person mit dem höchsten Status (Nr. 1) neben dem Versammlungsleiter.

Sitzordnung nach Rang (Bildnachweis: karakuchi-info.net)

Bevor Sie das Treffen abhalten, müssen Sie sich jedoch gut vorbereiten. Hier sind einige Dinge zu beachten:

Planen Sie eine genaue Tagesordnung für das Treffen. Japanische Geschäftsleute haben in der Regel einen engen Zeitplan. Wenn die japanische Seite also sagt, dass das Treffen um 16 Uhr beendet sein muss, meint sie das wahrscheinlich auch so.
Verwenden Sie niemals eine englischsprachige Präsentation. Sie sollten immer ins Japanische übersetzte Präsentationen verwenden oder einen japanischen Übersetzer dabei haben.
Verwenden Sie detaillierte Folien, denn aus der Sicht der japanischen Seite ist ein Punkt auf einer Folie wichtig, wenn er nicht auf einer Folie steht, ist er wahrscheinlich nicht wichtig.
Nehmen Sie gedruckte Kopien der Präsentationen zum Treffen mit, um sie der japanischen Seite auszuhändigen.
Wenn ein ausländisches Unternehmen eine Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnen muss, schicken Sie diese rechtzeitig vor dem Treffen an die japanische Seite. Viele japanische Unternehmen machen ihre Geschäfte ohne schriftliche Verträge und sind aufgrund von Horrorgeschichten, die sie über Rechtsstreitigkeiten gehört haben, misstrauisch gegenüber Verträgen mit ausländischen Unternehmen. Wenn eine Führungskraft eines ausländischen Unternehmens bei einem ersten Treffen plötzlich eine Geheimhaltungsvereinbarung vorlegt, wird sich die japanische Seite wahrscheinlich weigern, diese ohne rechtliche Prüfung zu unterzeichnen, und sehr wahrscheinlich ein weiteres Treffen vermeiden.
Nehmen Sie immer einen japanischen Dolmetscher hinzu, nicht nur aus den im Abschnitt über die japanische Geschäftskultur beschriebenen Gründen, sondern auch, weil dies Rücksicht auf die japanische Seite nimmt und sicherstellt, dass sie das Treffen verstehen wird.
Rufen Sie immer 1 – 2 Stunden vor einem Treffen an, um die Teilnahme zu bestätigen. Wenn Sie einen japanischen Agenten haben, wird er dafür sorgen, dass dies geschieht.
Rufen Sie immer mindestens 45 Minuten vor einem Treffen an, wenn eine Verspätung unvermeidbar ist. Auch hier gilt, dass japanische Geschäftsleute in der Regel einen engen Zeitplan haben und möglicherweise einen neuen Termin vereinbaren müssen. Auch hier gilt: Wenn Sie die Termine über Ihren japanischen Vertreter vereinbaren, wird er dafür sorgen, dass die Tagesordnung eingehalten wird.
Erscheinen Sie immer 10 Minuten zu früh zu einer Besprechung; 20 Minuten, wenn leitende Angestellte anwesend sein werden.
Eilen Sie nicht auf den nächstbesten freien Platz im Sitzungssaal. Es gibt einen japanischen Brauch, der besagt, wer auf welcher Seite des Tisches sitzt (es hängt davon ab, wo sich die Tür befindet, und stammt angeblich aus der Zeit der Samurai).
Machen Sie viele Notizen, denn das zeigt, dass Sie an den Ansichten der japanischen Seite interessiert sind, und schafft einen Prüfpfad. Japanische Unternehmen schulen ihre Angestellten bei der Einarbeitung darin, sich bei Besprechungen alles zu notieren; wenn ein ausländischer Geschäftsführer einen Rabatt “vergisst”, den er oder sie bei einer frühen Besprechung versprochen hat, stehen die Chancen gut, dass die japanische Seite selbst ein Jahr später noch die Notizen hat, die sie damals gemacht hat, um dies zu beweisen.

5. Persönliche Gewohnheiten

Die japanische Gesellschaft ist ungewöhnlich förmlich, höflich und konformistisch; diese Eigenschaften, insbesondere die Förmlichkeit, prägen das Verhalten japanischer Geschäftsleute bei Geschäftstreffen und gesellschaftlichen Zusammenkünften. Um Ausrutscher zu vermeiden, empfehlen wir Ausländern, die folgenden einfachen Vorsichtsmaßnahmen zu treffen:

Wenn ein japanischer Geschäftsmann seine Hand anbietet, sollten Sie beim Händedruck nicht zu viel Druck ausüben.
Es ist ein großer Fauxpas, sich in der Öffentlichkeit die Nase zu schnäuzen, daher benutzen Japaner im Allgemeinen keine Taschentücher oder Taschentücher. Wenn Sie es tun müssen, gehen Sie auf die Toilette. Diese Angewohnheit rührt zum Teil daher, dass japanische Unternehmen im Allgemeinen keinen bezahlten Krankenurlaub gewähren und japanische Geschäftsleute daher sehr sensibel sind, wenn sie mit jemandem in Kontakt kommen, der krank sein könnte.
Wie wir bereits erwähnt haben, dauert es Jahre, bis man sich das Vertrauen von Japanern verdient hat. Versuchen Sie daher nicht, einen Smalltalk über Politik, Religion, Ihre Familie, Ihre Autos, die schulischen Leistungen Ihrer Kinder oder Sport zu führen, denn die japanische Seite wird sich wahrscheinlich nicht wohl dabei fühlen, darauf zu antworten, und es ist sehr unwahrscheinlich, dass sie über ihre persönlichen Ansichten oder ihr Leben sprechen möchte.
Versuchen Sie nicht, einen japanischen Geschäftspartner beim ersten Treffen an der Hand zu packen, um ihm kräftig die Hand zu schütteln. Viele Japaner schütteln nur selten die Hand und fühlen sich dabei möglicherweise so unwohl, dass sie ein weiteres Treffen vermeiden. Verbeugen Sie sich am besten, wie es Japaner tun.
Versuchen Sie nicht, einem japanischen Geschäftsmann ein “High Five” zu geben, wenn Sie ihn nicht sehr gut kennen, und schon gar nicht vor seinen Kollegen, denn das könnte ihm peinlich sein.
Klopfen Sie einem Japaner nicht auf den Rücken oder die Schulter; selbst seine Mutter und sein Vater haben das vielleicht nie getan.
Japanische Geschäftsleute sind sehr stolz auf ihr Unternehmen und erwarten von einer ausländischen Führungskraft, dass sie ebenso stolz auf ihren Arbeitgeber ist; machen Sie also niemals abfällige Bemerkungen über Kollegen.
Machen Sie niemanden schlecht, auch keine Konkurrenten, denn ein Konkurrent könnte das nächste Treffen mit der japanischen Seite sein.
Lächeln Sie immer, verhalten Sie sich freundlich, seien Sie bereit zu lernen und stellen Sie viele Fragen über die Geschäftsvision und die Pläne der japanischen Seite.

6. Zusätzliche Tipps, wie man einen Japaner nicht beleidigt

Es gibt ein paar Dinge, die Sie beachten sollten, auch wenn Sie sich nicht in einer geschäftlichen Situation befinden:

Das Ausziehen der Schuhe am Eingang von Wohnungen (man bekommt ein anderes Paar Hausschuhe). Wir haben diesen Brauch auch beim Betreten von Büros erlebt, die Teil des Stoffs/Workshops sind. Keine Sorge, der japanische Gastgeber wird Ihnen Hausschuhe zur Verfügung stellen, die Sie benutzen können.
Geben Sie niemals Trinkgeld! Dies wird in Japan als Beleidigung angesehen.
Essen Sie nicht, während Sie herumlaufen.
Benutzen Sie beide Hände, wenn Sie ein Geschenk geben/empfangen.
Wenn Sie Stäbchen zum Essen benutzen, lassen Sie sie nicht aufrecht in der Schüssel stehen, spielen Sie nicht damit und reichen Sie das Essen nicht an andere weiter.
Seien Sie pünktlich und erheben Sie nicht Ihre Stimme, da dies als unhöflich angesehen wird.

So geht’s. Wenn Sie diese “wenigen” Tipps befolgen, sollten Sie bei Ihren japanischen Gesprächspartnern einen sehr guten Eindruck hinterlassen. Viel Glück!

Titelfoto: TripSavvy